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Projet

Préparation à distance aux concours de magistrats administratifs

Dématérialisation complète du dispositif à distance

Composante : Formation continue Panthéon-Sorbonne (FCPS)
Responsables pédagogiques : Amaury Rezard, magistrat administratif et Martin Frieyro, magistrat administratif
Public : étudiants, magistrats, agents publics
Période : 2020 et suivantes

 

Rationaliser l'existant
Le dispositif a été intégralement dématérialisé et les ressources ont été centralisées sur la plateforme FCPS. Ces initiatives ont facilité le travail des équipes pédagogiques et le repérage des inscrits à la formation.
William Perez
Ingénieur pédagogique accompagnateur du projet

 

 

Contexte

La préparation aux concours de magistrats administratifs est un dispositif accessible en présentiel ou à distance. Dans la formule à distance, les procédures et moyens utilisés initialement pour la diffusion des contenus de la préparation et la gestion des copies des participants étaient chronophages et source d’erreurs. Les supports de formation et les sujets d’entraînement étaient transmis par courriel aux participants ou déposés dans un espace de partage en ligne. Les copies des participants (ou galops d’essais) étaient renvoyées par courriel ou par voie postale aux enseignants (les magistrats). Les enseignants imprimaient généralement les copies reçues par courriel. Les copies papiers corrigées étaient ensuite acheminées au gestionnaire du dispositif qui les numérisait et les transmettait par courriel à chaque participant. Parfois, des corrections n’étaient pas réalisées dans les temps et des notes étaient transmises en retard. La gestionnaire manquait de visibilité sur la cause des défaillances, ce qui entraînait un certain nombre d’investigations et de relances.

Objectifs

Ce projet de dématérialisation totale et de centralisation des ressources sur la plateforme FCPS visait à améliorer la qualité du service rendu aux participants, à alléger la charge de travail des intervenants et des gestionnaires FCPS pour la mise à disposition des contenus, la correction et la gestion des copies d’entraînement.

Dispositif

Le nouveau dispositif s’appuie sur 4 espaces de formation en ligne (équivalent EPI) alimentés par un gestionnaire, animé par les responsables pédagogiques et le gestionnaire.
Pour les étudiants et les stagiaires de la formation continue, le premier espace diffuse uniquement les versions numériques des supports de formation à ceux qui suivent la préparation des concours en présentiel. Le deuxième espace est dédié aux participants à distance. Tous les mois, ces derniers accèdent à des contenus, déposent des copies dans une ou plusieurs des quatre épreuves d’entraînement proposées, récupèrent les corrections individualisées de leurs copies et une correction type, consultent leurs notes et leurs moyennes par type d’épreuves. Les annales des sujets d’entraînement et des corrections des deux années passées sont mises à disposition dans un troisième espace accessible à l’ensemble des participants.
Les enseignants (une trentaine de magistrats) interviennent dans les deux modalités de suivi de la préparation aux concours. Ils produisent les supports, les sujets d’entraînement et corrigent les copies. Dans la préparation en ligne, chaque enseignant est amené à corriger les copies directement sur la plateforme FCPS. Pour les accompagner, un quatrième espace dédié aux enseignants met à disposition des guides aux formats PDF et vidéo expliquant la correction et l’annotation des copies sur la plateforme. En complément de ces tâches, les responsables du dispositif communiquent sur le forum des annonces et ils répondent aux questions des participants.
Le gestionnaire récupère tout au long de l’année les supports et sujet d’entraînement des enseignants (une vingtaine de supports dont des supports méthodologiques et une trentaine de sujets d’entraînement). Il organise les contenus sur la plateforme de façon à en faciliter l’accès. Il paramètre les dates de remises des copies et communique avec les participants à l’aide des forums annonces de chaque espace de cours.
Une assistance plateforme de premier niveau est assurée par le gestionnaire. Elle consiste principalement à répondre aux problèmes d’inscription, d’accès et d’utilisation des fonctionnalités de base de la plateforme. Les demandes plus complexes sont prises en charge par l’ingénieur pédagogique de l’assistance de niveau deux. L’ingénieur pédagogique forme et accompagne également l’équipe du dispositif aux usages de la plateforme et des outils associés.
En amont et à la fin de chaque session de formation, une concertation entre l’équipe pédagogique, la responsable de formation FCPS, le gestionnaire et l’ingénieur pédagogique permet d’identifier des besoins, des solutions, et de décider des améliorations à apporter au dispositif.

Bilan

La préparation aux concours de magistrats administratifs maintient d’excellents résultats aux concours depuis l’utilisation de la plateforme. Durant les périodes de confinement de 2020 et 2021, la continuité pédagogique pour les présentiels a été facilitée par la mise en place des espaces de cours en début de formation. L’organisation de l’espace des « présentiels » a pu être calquée sur celui des distanciels. En 2021, il a été convenu de créer deux codes étapes Apogée pour distinguer les catégories de participants et faciliter l’inscription aux espaces.
Les participants trouvent la plateforme FCPS simple à utiliser. Ils apprécient de pouvoir consulter les corrections et les notes directement sur la plateforme. Pour simplifier la consultation des messages envoyés par la plateforme, les participants ont demandé à pouvoir rediriger les mails de leur adresse Paris 1 vers leur adresse personnelle.
Certains intervenants éprouvent des difficultés pour se connecter à la plateforme car leur compte ENT n’est pas encore créé au moment de leur intervention pour différentes raisons. Afin d’anticiper les problèmes d’accès, une solution basée sur les comptes CRU (compte réseau universel) a été mise en place. Elle permet aux enseignants externes dont le traitement du dossier vacataire n’est pas finalisé d’accéder aux quatre espaces de la préparation en passant par une unique procédure d’auto-inscription. En novembre 2021, pour anticiper un éventuel reconfinement, des salles Zoom ont été créées pour la préparation des concours en présentiel. Ces salles ont été paramétrées afin de permettre aux intervenants sans compte ENT de récupérer les droits d’animateur à l’aide d’un code sans passer par l’intervention d’un gestionnaire ou d’un responsable de formation.
La dématérialisation complète des ressources utilisées dans la préparation à distance et l’utilisation de la plateforme FCPS ont permis de rationaliser le processus de diffusion des contenus et la gestion des copies des épreuves d’entraînement. Le gestionnaire a désormais une meilleure visibilité sur l’état des corrections par épreuve. Il n’a plus à gérer l’envoi des corrections et des notes qui sont directement accessibles sur la plateforme. Il peut facilement communiquer des informations administratives à l’ensemble des participants.

En savoir plus

Présentation de la préparation

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